Depuis la pandémie mondiale, et même avant, les nouvelles technologies révolutionnent le fonctionnement des entreprises. Désormais, il n’est plus nécessaire de se déplacer en personne pour se rendre à un événement, puisque tout peut se faire en ligne. Pour vous aider à organiser un événement virtuel, voici quelques conseils pratiques.
Trouver le concept et faire l’organisation en avance
Avant d’organiser votre événement virtuel, il est important de trouver le concept. Il y a les webinaires, les réunions ou ateliers, les assemblées générales en ligne, les levées de fonds virtuelles, les colloques, les journées portes ouvertes, les inaugurations, etc.
Dans tous les cas, le plus important est de connaître votre audience afin d’adapter le contenu à leur proposer. En effet, l’impact de votre événement dépendra entièrement des supports que vous allez utiliser et des informations données.
Si l’événement est destiné à des professionnels, l’utilisation d’un langage très technique ne posera aucun problème. En revanche, s’il est destiné à un grand public, optez pour un langage compréhensible par tous.
Au niveau de l’organisation, prévoyez un planning complet pour toutes vos équipes. Déterminez à l’avance qui fera quoi, à telle heure. Par exemple, il faudra une personne spécifique pour modérer les questions et les commentaires durant l’événement. Il en faudra une autre pour gérer l’aspect technique, une autre pour les animations, etc.
Pour organiser un événement digital réussi, vous devez également respecter le planning horaire établi. S’il y a plusieurs intervenants, veillez à ce qu’ils respectent chacun leur temps d’antenne pour éviter de prendre le dessus sur celui des autres.
Penser à tout l’aspect technique qu'il y a derrière
Durant les événements digitaux, il est encore plus important de faire attention au matériel utilisé. L’expérience doit être fluide autant pour les intervenants que pour les participants. Donc, assurez-vous de la bonne qualité de l’image pour qu’elle ne soit pas floue.
De même, faites attention à la retransmission du son. Il n’y a rien de plus désagréable pour une audience qu’un micro qui ne marche pas ou avec des grésillements. Pour une retransmission en direct, il vaut mieux la faire dans une pièce isolée du bruit et de l’effet réverb.
Peu importe la plateforme que vous allez utiliser pour votre événement, soyez sûr de la mettre à jour avant le début. Prévoyez aussi une « notice » ou un guide pour manipuler la plateforme à remettre au public. N’oubliez pas qu’il faut rendre l’événement accessible à tout le monde.
Puis, l’aspect technique concerne également l’arrière-plan de votre événement digital. Il est recommandé d’utiliser un fond neutre pour éviter les perturbations visuelles. Demandez aux intervenants de ne pas se placer devant une fenêtre, car la lumière du jour créera un reflet peu agréable à regarder pour les participants.
Quelques jours avant la date prévue, faites des tests avec vos intervenants et une audience fictive. Si vous avez des supports visuels à présenter, vérifiez qu’ils s’affichent correctement à l’écran autant chez vous que chez les participants. Le jour J, demandez aux intervenants de se connecter au moins 1h avant pour les derniers réglages.
Proposer des animations originales pour capter l’attention de l'audience
Malheureusement, les chances que votre audience soit distraite durant un événement en ligne sont très élevées. C’est en partie à cause des stimuli comme la réception d’un email, les notifications sur le téléphone, les réseaux sociaux, la famille aux alentours, etc. Comme vous serez à distance, il ne sera pas facile de contrôler les participants.
Donc, la solution la plus simple est de proposer des animations originales. Vous devez prévoir des contenus qui attirent et maintiennent l’attention, au minimum durant 12 minutes (le temps de concentration devant un écran pour un adulte).
Par exemple, il est possible d’alterner le format des contenus avec des enquêtes, des reportages, des interviews, des portraits, etc. Aussi, il faudra varier les supports avec des illustrations, des images poignantes, des vidéos et ne pas se contenter d’utiliser les slides sur PowerPoint.
De temps à autre, vous pouvez couper les présentations en racontant une histoire. La pratique du storytelling est vivement encouragée pour générer des souvenirs, des réactions et des émotions. Votre audience sera plus attentive, et c’est également une bonne manière pour qu’ils se reconcentrent sur la suite de votre événement.
Enfin, priorisez un contenu inédit, ciblé et pointu. Gardez en tête que votre audience s’ennuie rapidement si vous proposez toujours les mêmes animations du début à la fin. De même, évitez les informations inutiles et privilégiez les formats courts. Par ailleurs, n’oubliez pas non plus les pauses régulières !
Impliquer au maximum l’audience au cœur de l’événement
La communication unilatérale est à prohiber durant un événement digital. Toujours dans l’optique de rendre l’expérience plus agréable et garder l’attention, pensez à impliquer le public.
Afin de générer de l’échange et de l’engagement, n’hésitez pas à faire une animation brise-glace avant le début des choses sérieuses. Vous pouvez aussi proposer des challenges, des votes, des sondages ou des quiz. Puis, le chat doit être disponible durant la totalité de l’événement.
Une autre manière d’impliquer votre audience est de prévoir une session de réseautage. Les rencontres sont essentielles et cette pratique favorise les échanges. Les participants seront d’autant plus concernés puisqu’ils pourront utiliser ces nouvelles relations au-delà de l’événement.
Selon la plateforme que vous allez utiliser pour votre événement virtuel, il est possible de créer des salons « personnalisés ». Vous pourrez demander aux participants de rejoindre ces salles de réunion, sans pour autant quitter votre événement.
Une fois celui-ci terminé, n’hésitez pas à demander des feedbacks au participant. Ces commentaires seront très utiles pour améliorer vos prochains événements digitaux. Par ailleurs, vous pouvez également remercier les intervenants et les participants avec des paniers-cadeaux envoyés à leur domicile.
Confier l’organisation complète à un prestataire externe
Même dans le cadre d'un événement digital, vous pouvez recourir au service d’un professionnel comme une agence événementielle. Il est toujours plus agréable de se faire guider, encore plus si c’est la première fois que vous en organisez un.
Une agence événementielle sera en mesure de mobiliser une équipe complète qui s’occupera des aspects techniques, de la modération de l’événement et de la communication autour. Elle peut aussi se charger de trouver un local pour enregistrer l’événement si besoin. L’avantage, c’est qu’elle s’adapte à votre budget si celui-ci est limité.
Vous pourrez aussi leur demander d’animer la totalité de l’événement. Attention, elle ne va pas servir d’intervenant, mais d’animateur. Cet agent assurera une bonne fluidité autant chez les participants que chez les intervenants. En gros, il aide à garantir une transition facile entre les sessions et les différents intervenants. De cette façon, l’audience sera mieux concentrée.
Au final, la réussite de votre événement digital dépendra surtout de la maîtrise de votre organisation. Mais pas seulement, puisque le contenu et les supports proposés tiendront également une place importante.