La gestion des achats désigne toutes les décisions politiques de l'entreprise qui concernent les achats.
On peut considérer comme tâches centrales la reconnaissance des conditions de décision en matière de politique d'achat, la formulation d'une structure de problème décidable et l'évaluation des conséquences des décisions en matière de politique d'achat du côté de l'offre et de la demande.
Ici, une distinction fondamentale est faite entre les aspects opérationnels (contrôle opérationnel des achats) et les aspects stratégiques (tactiques) (contrôle stratégique des achats) de la politique d'achat.
Les tâches opérationnelles de la gestion des achats consistent à garantir l'approvisionnement ponctuel de la production en biens d'entrée nécessaires, dans la quantité et la qualité requises, au bon endroit, ainsi que l'accomplissement de cette tâche technique de manière économiquement optimale.
Cela comprend, par exemple, la planification des besoins, la planification des stocks, la politique de commande et la politique des fournisseurs.
Aspects stratégiques
Les tâches stratégiques de la gestion des achats consistent avant tout à protéger et/ou à développer les potentiels de réussite, ce qui implique notamment la sélection du concept de sourcing optimal pour l'entreprise dans le cadre des stratégies d'achat.
En outre, une délimitation des marchés d'approvisionnement et des domaines de produits d'approvisionnement, sur lesquels l'entreprise souhaite apparaître en principe comme un demandeur, a lieu dans le cadre de la planification du programme d'approvisionnement stratégique.
Enfin, d'autres tâches sont attribuées à la gestion stratégique des achats, telles que la planification du développement du personnel, l'établissement de directives pour les décisions concernant la production propre ou les achats externes, ainsi que la définition des procédures générales d'achat.
Afin de pouvoir remplir ces tâches stratégiques de la gestion des achats, une intégration hiérarchiquement équivalente doit être assurée aux fonctions de production et de marketing des ventes dans l'organisation de l'entreprise.
En outre, la gestion des marchés publics doit être soutenue par l'utilisation d'outils électroniques modernes.
Ainsi, ces dernières années, c'est surtout grâce à Internet que les marchés publics électroniques (E-Procurement) sont devenus courants.
En outre, le secteur des achats doit disposer d'un système d'information complet sur les achats.
Aspects opérationnels
La fourniture d'informations, en tant que tâche centrale du contrôle des achats, doit permettre à la direction des achats de réagir aux changements et de développer des stratégies pour éviter les risques et utiliser les chances sur cette base.
C'est pourquoi il est d'abord nécessaire de déterminer le besoin d'information de l'opérationnel (comme par exemple des informations concrètes sur les fournisseurs, les produits ou les marchés) ainsi que de la gestion stratégique des achats (comme par exemple le développement des ressources en matières premières ou la stabilité politique des marchés internationaux).
La dernière phase des processus de passation de marchés constitue le contrôle de la passation de marchés, dont l'organisation et la mise au point incombent au contrôle de la passation de marchés.
Il s'agit de déterminer l'ampleur des déviations de la taille à examiner par rapport à la taille standard fixée au préalable pour la tâche concernée, de déterminer leurs causes et de garantir ainsi le respect des objectifs de l'approvisionnement.